タスク細分化の考え方

こんにちは！

北海道は徐々に冬の匂いがしてくる時期になってきました。

この、秋→冬の時期、僕は毎年開催している一大イベントを1人で遂行しなければいけないので、徐々に忙しくなってきます。

しかも、このイベントは全国から人が集まるようなかなり規模の大きいイベントで、これを担当しています。

このイベントを初めて任された時は、規模の大きさのあまり、「どこからはじめればいいのか？」という気持ちが大きく、なかなか手を付けることが出来ませんでした。

ただ、このような大きなプロジェクトでも、ある方法を使い、正しいステップを踏めば、確実に前進していくことが出来ます。

そこで今回は、実際に大型プロジェクトを攻略することが出来た「タスク細分化」について取り上げていきます。

タスクの細分化の意味とは？

そもそもタスク細分化とはなんなのかというところですが、大きなタスクを小さな部分に分け、ひとつひとつを段階的に処理する方法です。

これにより、複雑なプロジェクトも具体的で実行可能なステップに変わり、進捗が見える化されます。

いわば料理のレシピのようなものです。

例えば「親子丼を作る」というプロジェクトがあった場合、最初から親子丼を1ステップで作ることは出来ませんよね。

もちろん、作り慣れている人であれば、パパっと出来てしまうかもしれませんが、それでも複数のステップは踏む必要があります。

今回は、親子丼を例にタスク細分化について解説していこうと思います。

ステップ１：ゴールを決める

どんなプロジェクトでも、ゴールが無いとタスクすら出すことが出来ないですし、細分化のしようが無いです。

今回の例では、「親子丼を作る」がゴールですので、それに向けて、タスクを洗い出していきましょう。

ステップ２：タスクを洗い出す

ゴールが決まったら、そのゴールにたどり着くために必要なタスクをすべて洗い出します。

親子丼を作る例でいえば、次のようなタスクが考えられます。

・材料を用意する
・材料を調理する
・ご飯の上に乗せる

これらのタスクを順番に実行していくことで、「親子丼を作る」というゴールにたどり着きます。

ステップ3：タスクを細分化して実行可能なサイズにする

大きなタスクは、小さく分けて実行可能なサイズにしておきます。

例えば、「材料を調理する」というだけでも以下のように細分化することが出来ます。

▼「材料を調理する」を細分化
・鶏肉と玉ねぎを切る
・卵を割ってかき混ぜる
・だし汁を準備する
・フライパンで鶏肉と玉ねぎを炒める
・だし汁と卵を加え、火を通す

こうすることで、どれから手をつければ良いかが明確になり、行動に移しやすくなります。

ステップ4：タスクに優先順位を付ける

タスクを細分化したら、優先順位を付けましょう。

ステップ３で洗い出したタスクは、既に優先順に並んでいますが、例えば「材料を切る」前に「ご飯をよそう」のは、明らかに優先順位が違いますよね？

そのため、細分化したタスクにも優先順位を付けて、しっかり正しい順序で進めていく必要があります。

細分化のしすぎには注意！

これは実際に失敗した経験があるのですが、タスクの細分化をしすぎて、逆にタスクの管理が煩雑化してしまうことがあります。

親子丼の例だと「調理をする前に手を洗う」「炊飯のスイッチを押す」など、あまりに小さな作業までリスト化すると、かえってタスクが膨大になってしまい、全体像が見えなくなってしまう可能性があります。

ポイントは、自分が実行可能かつ進捗が感じられる適切なサイズに分けることです。

もちろん、「手を洗う」「炊飯スイッチを押す」段階まで分けた方が進めやすいという方もいると思いますので、それは自分自身のさじ加減で調整しましょう。

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と、タスク細分化について解説しましたが、細分化する最大のメリットは、達成感を得やすくなることです。

小さなゴールを積み重ねることで、モチベーションが維持しやすくなります。

また、チームで進める時は、細分化したタスクを共有し、分業で効率良く進めて行くことも出来ます。

ぜひ、日常の仕事や私生活で、早速タスク細分化を取り入れてみてくださいね。

最初は少し慣れが必要かもしれませんが、きっと進捗が目に見えるようになり、驚くほど効率が上がるはずです！

というわけで、「タスク細分化」についてのお話でした。

最後までお読みいただきありがとうございました！